ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPOLEČNOSTI ASPECTWORKS, s.r.o.

Společnost AspectWorks, s.r.o., IČO: 273 74 726, se sídlem Psáry, Pod Vápenkou 292, PSČ 252 44 (dále jen „správce“) dbá na ochranu Vašich osobních údajů v souladu s platnou a účinnou legislativou, kterou od 25. 5. 2018 představuje zejména Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „Nařízení”). Tyto zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) se vztahují na všechny osobní údaje zpracovávané správcem na základě plnění smluvního vztahu, uděleného souhlasu, právní povinnosti nebo oprávněného zájmu. Zásady popisují způsoby využívání a ochrany osobních údajů ze strany správce.

Kontaktní údaje správce

Kontaktní údaje správce jsou:

adresa:            Türkova 2319/5b, Praha 4, 149 00

email:              zadosti@aspectworks.com

telefon:           +420 222 507 781

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu čl. 37 Nařízení.

Osobní údaje, které správce zpracovává

Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Správce je provozovatelem webových stránek na adresách www.aspectworks.cz, www.aspectworks.com, www.skolenisalesforce.com, www.salesforceskoleni.com, www.salesforceskoleni.cz, www.skoleni-salesforce.com, www.skolenisalesforce.cz, www.skoleni-salesforce.cz, (dále jen „webové stránky“), prostřednictvím kterých nabízí své služby a produkty. Na těchto webových stránkách jsou umístěny kontaktní formuláře. Pro vyplnění kontaktního formuláře požaduje správce následující osobní údaje: jméno, příjmení, telefon, email a dále údaj o společnosti, pro kterou pracujete a Vaší pracovní pozici. Udaje o společnosti a pozici slouží především k přispůsobení nabídek správce Vašim potřebám a požadavkům.

V případě uzavření smlouvy mezi Vámi a správcem vyžaduje správce Vaše identifikační a kontaktní údaje  (např. jméno, příjmení, telefon, adresa, datum narození), popř. další údaje, které jsou nezbytné pro plnění smlouvy.

Správce nezpracovává žádné Váše osobní údaje, pokud jste k tomu nedal(a) souhlas nebo nejde o případy, kdy právní předpisy umožňují zpracovávání osobních údajů bez souhlasu. Váš souhlas je pouze jedním z právních základů použitelných pro zpracování osobních údajů. O udělení souhlasu se zpracováním Vašich osobních údajů Vás správce žádá zejména při zasílání obchodních sdělení, nabídek o službách a produktech a informacích o akcích pořádaných správcem včetně zasílání pozvánek na tyto akce.

V případě používání webových stránek zaznamená Správce Vaši IP adresu a standardní údaje, jako je typ Vašeho prohlížeče a odkazy na jiné webové stránky, které jste si na webových stránkách správce prohlíželi. Tyto informace slouží k monitorování a k prevenci podvodů, diagnostice problémů a ke zpracování statistických údajů, které jsou anonymní a neuvádějí Vaše osobní údaje.

Účely zpracování osobních údajů

Správce zpracovává Vaše osobní údaje k následujícím účelům:

  • jednání před uzavřením smlouvy;
  • plnění smluvního vztahu;
  • uplatňování nároků ze smluvních vztahů po ukončení smlouvy;
  • kontaktování za účelem zodpovězení Vašeho dotazu, poskytnutí informací o službách a produktech na Vaši žádost;
  • zasílání obchodních sdělení, nabídek o službách a produktech, informacích o akcích pořádaných správcem včetně zasílání pozvánek na tyto akce a činění dalších marketingových aktivit;
  • plnění zákonných povinností správce v oblasti vedení účetnictví a v oblasti daní;
  • zlepšování kvality služeb poskytovaných správcem a zlepšování funkcí webových stránek.

Právní základ zpracování osobních údajů

Správce zpracovává osobní údaje na základě následujícíh právních základů:

  • zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů; poskytnutí osobních údajů je nezbytným požadavkem pro splnění smlouvy nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů; bez poskytnutí osobních údajů není možné uskutečnit předsmluvní jednání, smlouvu uzavřít či jí ze strany správce plnit;
  • zpracování je nezbytné pro plnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje;
  • zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů;.
  • subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů. Souhlas udělený správci se zpracováním Vašich osobních údajů udělujete správci dobrovolně a máte právo ho kdykoliv odvolat, a to prostřednictvím emailu zaslaného na emailovou adresu správce: zadosti@aspectworks.com s uvedením Vašeho jména a příjmení z důvodu Vaší identifikace. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházející ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Osobní údaje správce zpracovává za jednoznačně vymezeným účelem na základě následujcího právního základu:

Účel zpracování osobních údajů Zpracovávané osobní údaje Právní základ zpracování osobních údajů
jednání před uzavřením smlouvy Identifikační údaje (jméno, příjmení, dat. nar.), kontaktní údaje (doručovací adresa nebo adresa trvalého bydliště, email, telefon) a popř. údaj o společnosti, pro kterou pracujete a Vaší pracovní pozici provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů
plnění smluvního vztahu Identifikační údaje (jméno, příjmení), kontaktní údaje (doručovací adresa nebo adresa trvalého bydliště, email, telefon)a popř. další údaje, které jsou nezbytné pro plnění smlouvy (např. číslo bankovního účtu) plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů
uplatňování nároků ze smluvních vztahů po ukončení smlouvy Identifikační údaje (jméno, příjmení), kontaktní údaje (doručovací adresa nebo adresa trvalého bydliště, e-mail, telefon)a popř. další údaje, které jsou nezbytné pro uplanění nároků oprávněný zájem správce
kontaktování za účelem zodpovězení dotazu, poskytnutí informací o službách a produktech na žádost subjektu údajů jméno, příjmení,, telefon, email a popř. údaj o společnosti, pro kterou pracujete a Vaší pracovní pozici provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů
zasílání obchodních sdělení, nabídek o službách a produktech, informacích o akcích pořádaných správcem včetně zasílání pozvánek na tyto akce a činění dalších marketingových aktivit jméno, příjmení,, telefon, email a popř. údaj o společnosti, pro kterou pracujete a Vaší pracovní pozici udělení souhlas se zpracováním osobních údajů a

oprávněný zájem správce (přímý marketing)

plnění zákonných povinností správce v oblasti vedení účetnictví a v oblasti daní Identifikační údaje (jméno, příjmení, dat. nar.), kontaktní údaje (doručovací adresa nebo adresa trvalého bydliště, e-mail, telefon), účetní údaje (číslo bankovního účtu a další informace na daňových dokladech). plnění zákonných povinností správce
zlepšování kvality služeb poskytovaných správcem a zlepšování funkcí webových stránek IP adresa oprávněný zájem správce

 

Doba zpracování osobních údajů

Správce zpracovává a uchovává Vaše osobní údaje po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z příslušného smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou je správce povinen osobní údaje osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů, nebo na kterou jste ke zpracování udělili souhlas. V ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování anebo je dána právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Osobní údaje správce zpracovává dle účelu jejich zpracování po takto uvedenou dobu:

Účel zpracování osobních údajů Doba zpracování
jednání před uzavřením smlouvy po dobu trvání předsmluvního jednání
plnění smluvního vztahu po dobu trvání smluvního vztahu
uplatňování nároků ze smluvních vztahů po ukončení smlouvy po dobu 15 let od ukončení smluvního vztahu, v případě soudního řízení po celou dobu řízení
kontaktování za účelem zodpovězení dotazu, poskytnutí informací o službách a produktech na žádost subjektu údajů po dobu trvání jednání za účelem zodpovězení, poskytnutí informací o službách a produktech
zasílání obchodních sdělení, nabídek o službách a produktech, informacích o akcích pořádaných správcem včetně zasílání pozvánek na tyto akce a činění dalších marketingových aktivit po dobu 5 let od udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů, případně do odvolání souhlasu se zpracováním
plnění zákonných povinností správce v oblasti vedení účetnictví a v oblasti daní po dobu 10 let od následujícího kalendářního roku po poskytnutí plnění

Po uplynutí doby uchovávání osobních údajů správce osobní údaje vymaže.

Automatizované individuální rozhodováním vč. profilování

Automatizovaným individuálním rozhodováním vč. profilování se obecně rozumí jakákoli forma rozhodnutí založená na automatizovaném zpracování osobních údajů, tj. bez lidského zásahu, spočívajícím mimo jiné na hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k subjektu údajů, zejména za účelem rozboru nebo odhadu resp. analýzy či předvídání aspektů týkajících týkajících se jejího pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmů, spolehlivosti, chování, místa, kde se nachází, nebo pohybu.

Osobní údaje jsou správcem zpracovávány jak manuálně, tak automatizovaně. K automatizovanému zpracování osobních údajů dochází pro účely plnění smluvního vztahu, zejména k zajištění vnitřních procesů správce nezbytných pro zajištění poskytovaných služeb. K automatizovanému zpracování osobních údajů dále dochází v případech, kdy byl ze strany subjektu údajů udělen souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení, nabídek o službách a produktech, informacích o akcích pořádaných správcem včetně zasílání pozvánek na tyto akce a činění dalších marketingových aktivit. V těchto případech může docházet rovněž k profilování.

Poskytování osobních údajů třetím osobám

Osobní údaje jsou poskytovány třetím osobám spolupracujícím se správcem v rámci poskytování služeb, podílející se na dodání produktů, realizaci plateb a zajišťujícím marketingové služby (tj. zejména poskytovatelé mailingových služeb a cloudových služeb). Tyto třetí osoby potřebují přístup k Vašim údajům, aby mohly vykonávat svou činnost a jsou povinny při zpracovávání Vašich osobních údajů dodržovat zásady zpracování osobních údajů stanovené Nařízením. Aktuální seznam třetích osob je k dispozici na vyžádání.

Správce bez Vašeho souhlasu neposkytuje Vaše osobní údaje jiným třetím osobám než výše uvedeným, ani je nesdílí s jinými osobami nebo nespřízněnými společnostmi, s výjimkou těchto případů:

  • dodržování právních předpisů nebo v reakci na požadavky právních předpisů;
  • ochrana práv a majetku správce, jejích zástupců, uživatelů a jiných osob, zejména za účelem vymáhání jejích smluv, zásad a uživatelských podmínek a v naléhavých případech na ochranu vlastní bezpečnosti správce, uživatelů jejích služeb nebo jakékoli jiné osoby;
  • v souvislosti s jakoukoli fúzí, prodejem majetku společnosti, financováním nebo nabytím všech nebo části podniku správce ze strany jiné společnosti nebo v průběhu takového procesu.

Správce nepředá Vaše osobní údaje bez Vašeho souhlasu do třetí země nebo mezinárodní organizaci, vyjma třetích osob výše uvedených.

Práva subjektu údajů

Jakožto subjekt údajů, jehož osobní údaje jsou zpracovávány, máte níže uvedená práva, které můžete kdykoliv uplatnit. Jedná se o:

  • právo na přístup ke svým osobním údajům (tj. právo získat informace, zda jsou Vaše údaje zpracovávány, a pokud ano, tak máte právo k nim získat přístup);
  • právo na opravu osobních údajů (tj. žádat opravu pokud zjistíte, že správce zpracovává nepřesné nebo nepravdivé údaje);
  • právo požadovat vysvětlení (tj. pokud máte podezření, že zpracování osobních údajů narušuje ochranu Vašeho osobního a soukromého života nebo dochází ke zpracování v rozporu s právními předpisy);
  • právo na omezení zpracování osobních údajů (tj. právo požadovat dočasné omezení zpracovávání Vašich osobních údajů);
  • právo na výmaz osobních údajů (tj. v případě pokud Vaše údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly zpracovávány);
  • právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů (správce je povinen prokázat, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování osobních údajů, který převažuje nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami);
  • právo na přenositelnost údajů (tj. právo požadovat, aby Vaše údaje dostala třetí osoba);
  • právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (tj. v případě, že se domníváte, že bylo porušeno Vaše právo na ochranu osobních údajů);
  • právo kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů; odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházející ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Bezpečnostní opatření a sdělení osobních údajů

Správce prohlašuje, že přijal veškerá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů.

Správce přijal technická opatření k zabezpečení datových úložišť a úložišť osobních údajů v listinné podobě, zejména antivirovým programem, šifrovanými disky, pravidelnými zálohami a hesly. Data v listinné podobě jsou zabezpečená uzamykatelnými skříněmi v provozovně správce, ve střežené budově. Správce prohlašuje, že k osobním údajům mají přístup pouze jím pověřené osoby

Cookies a intetnetové beacons

Aby Vám správce mohl poskytovat služby přizpůsobené Vaším potřebám, používá tzv. cookies (session ID cookies a trvalé cookies) k uchovávání a příležitostnému sledování Vašich návštěv webových stránek. Cookie je malý textový soubor, který je uložen ve Vašem počítači pro účely zaznamenávání. Správce užívá cookies, aby Vám usnadnil navigaci po webových stránkách. Po zavření Vašeho prohlížeče platnost session ID cookie uplyne. Trvalé cookie zůstává na Vašem pevném disku po delší dobu. Správce rovněž ukládá rozlišení Vaší obrazovky a zjišťuje, zda je ve Vašem prohlížeči povolen JavaScript k usnadnění prohlížení Portálu. Většina internetových prohlížečů je nastavena tak, že automaticky akceptuje cookies. Cookies můžete obvykle odstranit nebo odmítnout tak, že se řídíte pokyny v podpůrném souboru svého internetového prohlížeče. Pokud však odstraníte cookies, nemusíte mít možnost plně využívat všech aspektů webových stránek.

Správce může shromažďovat údaje při využití webových stránek také pomocí internetových beacons. Tyto naváděče jsou elektronické obrázky, které lze užívat na webových stránkách v souvislosti se službami nabízenými Správcem prostřednictvím webových stránek nebo v e-mailu, který zašle správce. Ta užívá beacons k předávání cookies, k počítání návštěv a k tomu, aby Vám sdělila, zda byl nějaký e-mail otevřen a vyřízen. Správce může rovněž shromažďovat informace o Vašem počítači nebo o jiném přístupovém zařízení ke zmírnění rizik a k prevenci podvodů.

Správce může měnit a doplňovat Zásady kdykoli umístěním revidované verze na webových stránkách a taková změna a doplnění nabude účinnost k datu takového umístění.

Datum účinnosti: 25.5.2018

AspectWorks, s.r.o.